این قاعده به چه معنا است؟

قاعده ۲۰/۸۰ بدین معنا است که در هرچیزی، میزان اندکی (۲۰ درصد) دارای اهمیت حیاتی و بسیاری (۸۰ درصد) کم اهمیت و یا دارای اهمیت ناچیز است. در مورد پارتو این قاعده بدین معناست که  ۲۰ درصد مردم ۸۰ درصد ثروت را در اختیار دارند. در کار اولیه جوران چنین بیان شده است که ۲۰ درصد نواقص باعث ۸۰ درصد مشکلات می شوند. مدیران پروژه ها می دانند که ۲۰ درصد کار (اولین ده درصد و آخرین ده درصد) ۸۰ درصد زمان و منابع را صرف می کند. می توانیم قاعده ۲۰/۸۰ را تقریباً در مورد  هر چیزی بکار ببریم، از علم مدیریت گرفته تا جهان فیزیک.

بعنوان مثال، شاید توجه کرده باشید که ۲۰ درصد از لوازم شما بیش از ۸۰ درصد فضای انبار خانه را اشغال می کنند و نیز ۸۰ درصد لوازم را ۲۰ درصد از فروشندگان عرضه کرده اند. همچنین ۸۰ درصد فروش ناشی از فعالیت ۲۰ درصد کارکنان بخش فروش است. بیست درصد کارکنان شما مسئول ۸۰ درصد مشکلات هستند. اما بیست درصد دیگر، هشتاد درصد تولید را فراهم می کنند. این قاعده در هر دو مورد صادق است.

این قاعده چگونه می تواند به ما کمک کند؟

ارزش اصل پارتو برای یک مدیر در این است که به او متذکر می شود بر ۲۰ درصد چیزهای مهم تمرکز کند. از میان کارهایی که در طول روز انجام می دهیم، تنها ۲۰ درصد دارای اهمیت واقعی هستند آن ۲۰ درصد، ۸۰ درصد نتایج را تولید می کنند. باید این موارد مهم را شناسایی نموده و بر آنها تمرکز کرد.

برنامه کاری روزانه خود را مرور کنید. اگر بتوان از موردی صرف نظر کرد، اگر چیزی از قلم افتاده است، بدانید که به آن۲۰ درصد امور مهم تعلق ندارد.

در آن زمان یک تئوری مدیریت رواج داشت که پیشنهاد می کرد اصل پارتو را بعنوان مولد مدیریت فوق ستاره تعبیر کنند. بنا به ادعای این تئوری، از آنجایی که ۲۰ درصد نیروهای کاری مسئول تولید ۸۰ درصد از دستاوردها هستند، ما بعنوان یک مدیر باید وقت محدود خود را بر مدیریت تنها آن ۲۰ درصد محدود کنیم، یعنی همان افرادی که فوق ستاره نامیده می شوند. این تئوری مغشوش است، زیرا از این حقیقت غفلت می کند که ۸۰ درصد وقت ما صرف امور مهم می­شود. کمک به افراد در جهت ارتقا و پیشرفت کاری، استفاده مناسبتری از زمان است و کمک می­نماید دستاوردهای خوب مبدل به دستاوردهای فوق العاده می­شوند. اصل پارتو را در مورد تمام فعالیتهایمان می‌توانیم بکار بریم، اما در استفاده از آن باید نهایت احتیاط و خردمندی را اعمال کرد.

اصل پارتو و یا بعبارتی قاعده ۲۰/۸۰ می تواند بعنوان یک یادآوری روزانه در خدمت ما باشد و به ما یادآور شود که ۸۰ درصد زمان و انرژی خود را بر ۲۰ درصد آنچه واقعاً مهم است، متمرکز کنیم. تنها هوشمندانه کار نکنید، بلکه هوشمندانه بر روی چیزهای درست و مهم کار کنید.

قانون ۲۰/۸۰ یکی از سودمند ترین قوانین در زمینه مدیریت زمان و زندگی است. همانطور که گفته شد نام دیگر این قانون اصل پارتو است که به افتخار بنیان گذار آن ویلفردو پارتو اقتصاد دان ایتالیایی نام گذاری شده است. وی برای نخستین بار در سال ۱۸۹۵ این موضوع را در نوشته های خود مطرح کرد. پارتو متوجه شد که در جامعه ای که در آن زندگی می کند مردم را می توان به طور طبیعی به دو دسته تقسیم کرد: گروه اول که وی به آنها اقلیت بسیار مهم می گوید جزء بیست درصد افرادی هستند که از نظر اقتصادی و اثر بخشی در صدر قرار دارند و گروه دوم که وی به آنها اکثریت کم اهمیت می گوید هشتاد درصدی را تشکیل می­دهند که در سطح پایین جامعه قرار دارند. وی بعدها کشف کرد که عملاً تمام فعالیت­های اقتصادی تابع این قانون هستند به عنوان مثال، مطابق این قانون: هشتاد درصد از نتایجی که شما به دست می آورید نتیجه بیست درصد از فعالیت های شماست. بیست درصد از مشتری های شما هشتاد درصد از کل فروش شما را خریداری می کنند. بیست درصد از تولیدات یا خدماتی که ارائه می دهید هشتاد درصد از سود شما را تامین می کند هشتاد درصد از کل ارزش فعالیت­های شما نتیجه بیست درصد آنهاست و الی آخر. این بدان معنی است که اگر در لیست کارهای شما ده مورد فعالیت وجود داشته باشد دو مورد از این فعالیت­ها معادل یا حتی بیش از مجموع هشت فعالیت دیگر ارزشمند هستند.

در اینجا به کشف جالبی می رسیم. انجام هر کدام از کارهای موجود در لیست شما ممکن است به یک اندازه وقت شما را بگیرد، اما مسلماً انجام یک یا دو تای آنها چند برابر هر یک از سایر موارد برای شما سودمند خواهد بود. گاهی پیش می­آید که ارزش یکی از ده کار یا فعالیتی که شما در لیست خود دارید به تنهایی می­تواند بیش از مجموع سایر فعالیت­ها در موفقیت شما ارزشمند باشد. این کار بی تردید همان قورباغه ای است که باید اول از همه قورت بدهید. می­توانید حدس بزنید که یک فرد معمولی احتمالاً در انجام چه کارهایی بیشتر تنبلی می­کند؟ واقعیت تاسف بار این است که اکثر مردم در مورد انجام همان ده یا بیست درصد از فعالیت هایی که در صدر قرار دارند و بیشترین ارزش و اهمیت را دارند تنبلی می کنند یعنی در مورد همان اقلیت بسیار مهم. در عوض وقت خود را صرف هشتاد درصد فعالیت­هایی می­کنند که در موفقیت آنها اهمیت بسیار کمی دارد و تاثیر ناچیزی در دست یابی به نتایج ارزشمند می گذارد. یعنی همان اکثریت کم اهمیت.

اغلب، افرادی را مشاهده می­کنید که ظاهراً در تمام طول روز مشغول فعالیت هستند اما دستاوردهای بسیار اندکی دارند. دلیل آن هم تقریباً همیشه این است که آنها مشغول انجام کارهایی هستند که ارزش پایینی دارند و در انجام یکی دو کاری هم که واقعاً می تواند در موسسه یا حرفه ای که به آن مشغولند تحول ایجاد کند تنبلی می کنند. ارزشمند ترین کارهایی که می­توانید در هر روز انجام بدهید اغلب سخت ترین و پیچیده ترین کارها هستند اما بازده و پاداشی که انجام موفقیت­آمیز چنین کارهایی برای شما خواهد داشت می تواند فوق العاده باشد. به همین دلیل باید قاطعانه از انجام کارهایی که جزء ۸۰ درصد کم ارزش هستند خودداری کنید آن هم هنگامی که کارهای معوق مانده جزء ۲۰ درصد ارزشمند هستند.

قبل از شروع هر کاری از خودتان بپرسید آیا این کار جزء ۲۰ درصد بالاست یا ۸۰ درصد پایین؟

قانون: در مقابل این وسوسه که اول کارهای کوچک را سرو سامان دهید مقاومت کنید.

به یاد داشته باشید که وقتی تصمیم می گیرید کاری را بارها و بارها انجام دهید این کار نهایتاً به یک عادت تبدیل می شود و ترک آن سخت خواهد شد اگر تصمیم بگیرید هر روزتان را با انجام کارهای کم ارزش شروع کنید به زودی این عادت در شما شکل می گیرد که هر روز را با کارهای کم ارزش شروع کنید و روزها را با انجام آنها بگذرانید و مناسب نیست که بخواهید چنین عادت را در خودتان بپرورانید یا آن را حفظ کنید.

سخت ترین مرحله از انجام هر کار مهمی، اولین مرحله یعنی شروع کردن آن است. وقتی انجام یک کار مهم را واقعاً آغاز می کنید. به طور طبیعی انگیزه پیدا می کنید تا آن را ادامه دهید. قسمتی از ذهن شما همیشه عاشق این است که سرگرم کارهای مهمی باشد که واقعاً می توانند در زندگی شما تحول ایجاد کنند. وظیفه شما این است که این قسمت از ذهن خود را دائماً تغذیه کنید. حتی فکر کردن به شروع و انجام یک کار کلیدی انگیزه شما را بالا می برد و کمک می­کند تا بر تنبلی خود غلبه کنید. واقعیت این است که مدت زمان لازم برای انجام یک کار مهم در اغلب موارد معادل مدت زمانی است که برای انجام یک کار کم اهمیت لازم است. تفاوت در این است که شما با اتمام کاری ارزشمند و قابل توجه به طور فوق العاده ای احساس خرسندی و غرور می کنید حال آنکه با صرف همان میزان وقت و انرژی در انجام کاری کم ارزش یا احساس خرسندی نخواهید کرد و یا میزان آن بسیار اندک خواهد بود

مدیریت زمان

مدیریت زمان در واقع مدیریت زندگی و مدیریت فردی و یا تحت کنترل در آوردن جریان وقایع است. با استفاده از مدیریت زمان همیشه آزاد خواهید بود که فعالیت بعدی خود و نیز فعالیت پس از آن را انتخاب کنید. توانایی شما در انتخاب میان کارهای با اهمیت و کم اهمیت کلید تعیین میزان موفقیت شما در زندگی و کار است.افراد موثر و سازنده همیشه خود را موظف می­کنند تا انجام کارهای مهمی را که در پیش رو دارند آغاز کنند، این افراد خود را مجبور می کنند که قورباغه را هر چه که می خواهد باشد قورت بدهند. در نتیجه این افراد بسیار بیشتر از افراد معمولی کارایی دارند و به همین دلیل بسیار خوشبخت تر هستند. شما هم باید به همین روش کارکنید.

نتیجه گیری

همین امروز لیستی از تمامی هدف­ها، فعالیت، پروژه­ها و مسئولیت های خود تهیه کنید. کدامیک از آنها جزء ۱۰ تا ۲۰ درصد از کارهایی هستند که ۸۰ یا ۹۰ درصد از نتایج مورد نظر شما را به بار می آورند یا می توانید از همین امروز قاطعانه تصمیم بگیرید که وقت بیشتری را صرف فعالیت های معدودی بکنید که می توانند در زندگی شما تحول واقعی ایجاد کنند و وقت کمتری را صرف فعالیت های کم اهمیت تر بکنید.

ما همیشه وقت کافی داریم به شرط آنکه هم بخواهیم و هم درست از آن استفاده کنیم 

 (گوته)