چگونه با مشتریان عصبانی بر خورد کنیم ؟

احتمالاً هر روز با مشتریان عصبانی مواجه می­شوید. می­دانید، آنهایی که می­خواهند همه اتفاق های بدی که در زندگیشان افتاده را یکجا سر شما خالی کنند؟ حرف­های آنها ممکن است طعنه­آمیز و نیشدار باشد و یا با بد زبانی و حرف­های ناروا همراه بـاشد. ممکن است مستقیماً فحش بارانتان کنند، تهدیدتان کنند، یا سعی کنند بترسانندتان. کنار آمدن با چنین افرادی خیلی سخت است و روبه رو شدن با یکی از آنها همه روزتان را خراب خواهد کرد.

با اینکه این آدم­ها ممکن است عصبانیتان کنند اما واکنش خوبی نیست که بخواهید مثل خودشان با آنها رفتار کنید. چنین واکنشی فقط وضعیت را بدتر کرده و در واقع ممکن است به خطرتان بیندازد. اگر بخواهید جواب داد زدن را با داد بدهید، فقط نتیجه منفی برایتان خواهد داشت.

اجازه بدهید با آن روبه رو شویم. شما آنقدر وقت ندارید که آن را برای بحث و دعوا تلف کنید. خیلی کار دارید و باید به آنها برسید. می خواهید بتوانید از پس این نوع مشتری هایتان برآیید. باید موقعیت را تحت کنترل خودتان بگیرید، با آن کنار آمده و به کارتان برسید.

روش ها و تکنیک های مختلفی هست که برای برخورد با این دسته افراد می­توانید از آن استفاده کنید. اما امروز می خواهیم اول به شما کمک کنیم که متوجه شوید وقتی مشتری های خشمناک عصبانیتشان را سر شما می ریزند. درک آدم­های عصبانی به ما کمک می کند کمتر واکنش نشان دهیم و عصبانی نشویم.

اصلاً شخصی نیست

اولین چیزی که درمورد مشتری­های عصبانی باید به یاد داشته باشید این است که وقتی رفتار آنها متوجه شماست، سرچشمه اصلی این عصبانیت جای دیگری است. این فرد عصبانی در حالت عادی بر سر شخص شما عصبانی نخواهد بود. این فرد بر سر شما بعنوان کارمند یک اداره یا شرکت که احتمالاً به کارهای او رسیدگی نکرده است، عصبانی می شود. از آنجاکه داد کشیدن و فریاد زدن بر سر یک شرکت به طور کل خیلی سخت است، ارباب رجوع عصبانی عصبانیتش را بر سر شما به تنهایی فرود می­آورد.

فرد عصبانی چه می­خواهد؟

یکی از واقعیت­ها درمورد ارباب رجوع­ها و مشتریان عصبانی این است که آنها می­خواهند مشکلشان برطرف شود. البته این همه ماجرا نیست. وقتی اداره یا شرکت کار او را انجام نداده است، دیگر حل شدن مشکل برای او در مرتبه دوم اهمیت قرار می­گیرد. بله، آنها می­خواهند مشکلشان حـل شـود، امـا از کـجا، آنـقدر عصـبانی می­شوند که دیگر سعی نمی­کنند خودشان هم همکاری کنند تا کاری که می­خواستند انجام شود. حتی اگر شما بتوانید کارهایشان را بدون کمک خودشان راست و ریست کنید، هنوز هم عصبانی خواهند ماند.

مهم است که بدانید افراد خیلی عصبانی به دنبال فرصتی هستند تا  عصبانیتشان را خالی کنند و دوست دارند که داد و بیدادها و حرف هایشان را کسی بشنود. اگر شما عصبانیت آنها را درک نکنید، و خیلی سریع سعی کنید مشکلشان را حل کنید، باعث خواهید شد که عصبانی تر از قبل هم شده و داد و قال بیشتری راه بیندازند.

چه باید کرد؟

برای گرفتن کنترل عصبانیت این افراد، کارهای خاصی هست که می­توانید انجام دهید تا بیشتر از این وقتتان را نگیرند.

اول اینکه باید مشتریانتان را همانطور که از در وارد می شوند و به سمتتان می­آیند برانداز کنید، و خودتان را آماده کنید چون این امکان وجود دارد که رفتارهای خشونت آمیز از خود نشان دهند.

افرادیکه ناراحت باشند حتی قبل از اینکه دهانشان را باز کنند، علائمی از خود نشان می دهند. این افراد علائمی غیر کلامی از خود نشان می­دهند که برخی از آن عبارتند از: شانه های خمیده، مشت های گره کرده، صورت برافروخته، ناراحتی و بی قراری، خیره شدن یا اجتناب از ارتباط چشمی، حرکات و تکان­های سریع و …

باید به این علائم توجه داشته باشید تا هرگونه خالی شدن خشم و عصبانیت متعجبتان نکند. خیلی از موقعیتهای خشمناک به این علت غیر قابل کنترل می شوند چون کارمند خیلی سریع به این رفتار عصبانی واکنش می دهد، آن هم به این دلیل است که انتظار چنین برخوردی را نداشته است.

اگر متوجه شدید که یکی از این افراد عصبانی به شما نزدیک می شود، با یادآوری اینکه می توانید این موقعیت را کنترل کنید، خودتان را از لحاظ ذهنی آماده کنید و به این دلیل لازم است که کنترل خودتان را هم به دست گیرید. اگر شما هم عصبانی شوید، فقط باعث خراب تر شدن موقعیت خواهید شد.

دوم اینکه وقتی با یک مشتری عصبانی برخورد کردید، باید تا می توانید سعی کنید که خود را کمتر به امور اداری مربوط کنید. یادتان هست که گفتم عصبانیت این مشتری بیشتر از اداره یا شرکتتان ناشی می شود؟ اگر مشتری، شما را بخشی از آن اداره تلقی کند، مطمئناً عصبانیت بیشتری را نثارتان خواهد کرد. اما، اگر طوری رفتار کنید که او شما را مثل یک انسان عادی ببیند که هرچه در توان دارد برای جلب رضایت او انجام می دهد، مطمئناً دیگر چندان پرخاش جویانه رفتار نخواهد کرد.

اجازه بدهید کمی جزئی تر بررسی کنیم. شما چطور اینکار را انجام می دهید؟

۱- با زبانی دوستانه صحبت کنید. به هیچ عنوان با صدایی یکنواخت یا به صورتیکه نشان دهد بی علاقه هستید، حرف نزنید.

۲- در صورت امکان از اسم فرد استفاده کنید و اگر موقعیت ایجاب می­کرد خودتان را هم به او معرفی کنید.

۳- خیلی خوب و مودبانه با وی سلام و احوالپرسی کنید. رفتارهایی مثل نگاه کردن از بالای صفحه کاغذ پیش رویتان و به زبان آوردن “بله؟” یا “بعدی” شما را یک ماشین به نظر می آورد.

۴- خیلی خوب گوش دهید. با خلاصه کردن حرف­هایی که به شما گفته و تکرار آن به او نشان دهید که به حرفهایش گوش می­دهید. این نشان دهنده علاقه و توجه شماست. اشتباه متداولی که خیلی از افراد مرتکب می شوند این است که اجازه نمی­دهند مشتری حرفش را تمام کند.

۵- از به زبان آوردن جمله هایی مثل “من فقط اینجا کار می کنم” یا “من فقط از قوانین پیروی می کنم” خودداری کنید. این حرف ها هم شما را به بخشی از آن اداره یا شرکت مربوط می کند. درست است که این شما نیستید که قانون ها را وضع می کنید اما می توانید آن حرف را به این صورت هم بزنید: “جناب، قوانین را فلان کس تعیین می کند. اگر دوست داشته باشید می توانید با فلان کس و فلان کس صحبت کنید و بگویید که قوانین منصفانه و عادلانه نیستند. می خواهید شماره تلفن آنها را در اختیارتان بگذارم؟”

نتیجه گیری

هر موقعیت خشمناک به طریقی متفاوت است، و همه راه حل ها برای همه موقعیت ها موثر نیستند. اصول کلی که در این مقاله درمورد آن صحبت کردیم را باید در شرایطی استفاده کنید که از قبل خوب مشتری خود را برانداز کرده باشید و حتماً خودتان را یک فرد عادی نشان دهید.

مولف: شهرام حمامی ترقی

آلبوم تمبرهای یادگاری من جلد یک