۳۰ روز اول کار شما به عنوان مدیر

روز بزرگی برای شما فرا رسیده است و به سِمَت مدیریت منصوب شده‌اید. فرقی نمی‌کند که اولین تجربه مدیریتی شما باشد یا اینکه سابقه مدیریتی داشته باشید. ۳۰ روز اول بسیار مهم است، چرا که برداشتهایی که از شما خواهد شد و برداشت­هایی که شما از شغل و محیط و مسؤولیت­های جدید خواهید داشت، عمدتاً براساس تجربیات ۳۰ روز اول خواهند بود.

– نظر کارکنانتان نسبت به شما چه خواهد بود؟

– آیا از نظر آنها شما مدیر قابل اعتمادی هستید؟

– آیا شما فردی با کارایی فوق­العاده بالا خواهید بود؟

– نظر رئیستان راجع به شما چه خواهد بود؟

قبل از اینکه شروع به کار کنید

۱- یک نسخه کپی از شرح وظایف خودتان و کارکنان جدیدتان تهیه و مطالعه کنید.

۲- شماره تلفن مدیر قبلی را بگیرید و در مورد نقاط ضعف و قوت تیم و سازمانتان صحبت کنید.

۳- از هر کجا که می­توانید اطلاعاتی در مورد اهداف، رقبا و ارزش­های سازمان به دست آورید.

۴- یک دفترچه یادداشت مخصوص تهیه کنید. پس از شروع کار باید مشـاهده­های  خود را هر روز (حداقل روزی دو، سه پاراگراف) به مدت ۳۰ روز یادداشت کنید. می­توانید در کامپیوتر خود هم فایلی برای این منظور در نظر گرفته و مطالب را تایپ و ذخیره کنید.

*در ۷۲ ساعت اول

۱) قرار ملاقاتی با رئیس جدیدتان بگذارید. از او بپرسید انتظاراتش از شما و تیمتان چیست. از او بخواهید دو یا سه هدفی را که با دستیابی به آنها در سازمان متمایز خواهید شد، بگوید.

۲) در بخش خود قدم بزنید و با تک تک کارکنانتان به معارفه و گفت‌وگوهای دوستانه بپردازد. به آنها بگویید علاقه‌مندید نظرشان را در مورد وضعیت کارها بدانید و اینکه می‌خواهید ظرف دو هفته آینده یک جلسه خصوصی با آنها داشته باشید.

۳) روابط خوبی با مدیران بخش­های دیگر به ویژه مدیر منابع انسانی برقرار کنید. به آنها بگویید برایتان مهم است که نظرشان را در مورد کارهایی که می‌توان برای بهبود بخش خود انجام داده تا برای کل سازمان مفیدتر باشید، بدانید.

۴) از مدیران همکار خود بپرسید که در کدام جلسه ها لازم است شرکت کنید. سپس تاریخ­ها را در سررسید خود یادداشت کنید. از آنها بخواهید شما را به همکاران دیگر معرفی کنند. سعی کنید هر روز با تعداد بیشتری از کارکنان آشنا شوید. اسم تک تک اعضای تیمتان را حفظ کنید.

*در هفته اول

۱) روند اجرایی امور در بخش خود را به دقت تحت نظر گرفته و یاد بگیرید چگونه این کارها انجام می‌شود. هر سؤالی دارید، بپرسید.

۲) گفت‌وگوهای غیررسمی خود را با کارکنانتان در مورد راه های افزایش کارایی بخش ادامه دهید. با استفاده از اطلاعات کسب شده فهرستی از نقاط قوت و ضعف تهیه کنید.

۳) گاهی به بخش منابع انسانی بروید و پرونده پرسنلی افراد تیمتان را مطالعه کنید تا با عملکرد آنها در گذشته بیشتر آشنا شوید.

۴) جلسه­های اختصاصی را با تک تک پرسنل شروع کنید و سؤالات اساسی زیر را از آنها بپرسید:

• چـه کـارهـایی در ایـن بخش بـه صورت خوب و قابل قبول انجام می­شود؟
• چه کارهایی در این بخش به صورت قابل قبول انجام نمی­شود؟
• اهداف شخصی و برنامه آینده کاری شما چیست؟

۵) در طول جلسه­های سعی کنید حتماً ۹۰ درصد از زمان جلسه را فقط شنونده باشید.

۶) فهرستی از مسائلی که برایتان مبهم مانده تهیه کنید تا در آینده پاسخ آنها را بیابید.

*در هفته دوم

۱) تـا پـایان ایـن هفته باید جلسه­های اختصاصی با کلیه کارکنان تیمتان را تمام کرده و پاسخ سؤال­های ذیل را بدانید:

۲) از نظر کارکنان نقطه قوت بخش شما چیست؟

۳) از نظر کارکنان چه فرایندهایی نیاز به کار بیشتری دارند؟

۴) از نظر خودتان کدام یک از افراد تیمتان نیاز به کمک دارد تا وظایف خود را بهتر انجام دهد؟

۵) آیا اطلاعاتی که از کارکنانتان به شما رسیده با اطلاعاتی که از مدیران سایر بخش ها همچنین رئیستان کسب کرده­اید، مطابقت دارند؟

 ۶) با استفاده از اطلاعاتی که کسب کرده­اید، فهرست برنامه پروژه­های کوتاه مدت اولویت بندی شده برای شش ماه پیش رو را تهیه کنید. قرار ملاقاتی با رئیستان بگذارید و نظرش را درباره­ی فهرست بپرسید.

۷) اولین جلسه گروهی با کل اعضای تیمتان را برگزار کنید. در این جلسه موارد ذیل مطرح شود:

۸) از اعضای تیم به خاطر ایده­هایشان تشکر کنید.

۹) خلاصه­ای از اطلاعات جمع آوری شده و همچنین برنامه­هایی که براساس این اطلاعات تهیه شده را به اطلاع جمع برسانید.

۱۰) توقعات خودتان را از جمع به صورت کاملاً واضح بیان کنید.

*تا پایان هفته سوم

۱) زمـان آن فـرارسیـده کـه بـرنامه پروژه­های کوتاه مدت اولویت­بندی شده برای شش ماه اول (که مورد قبول کارکنان و همچنین رئیسان است) به مرحله اجرا درآید.

۲) در این هفته باید راه حلی را که برای یکی از مشکلات اصلی پیدا کرده­اید با رئیس­تان مطرح کنید.

۳) نظرتان درباره عملکرد کارکنانتان به صورت بازخورد مثبت برایشان بیان کنید. حداقل با سه نفر از کارکنانتان در این هفته صحبت کنید و به آنها بگویید چه کارهایی را خیلی خوب انجام می دهند.

۴) اگر متوجه شده­اید که چند نفر از کارکنانتان توان بالقوه بالایی برای انجام پروژه­های جدید و ابتکاری دارند، حتماً با آنها صحبت کنید و براساس تجربیات گذشته خودتان و البته با مشارکت کارکنان پروژه­هایی را که مدنظر دارید، تعریف کنید.

۵) به ارتباطات درون گروهی بپردازید. سعی کنید شناخت بیشتری از اعضای تیمتان پیدا کنید.

۶) مفهوم اثربخشی را برای اعضای تیمتان شرح دهید. به آنها بگویید فقط کارایی بالا کافی نیست، بلکه باید نتیجه عملکرد بخش شما برای کل سازمان مفید باشد.

*هفته آخر

۱) در پایان روز سی­ام از کارکنانتان، مدیران سایر بخش­ها و همین طور رئیستان بپرسید نظرشان راجع به عملکرد شما چگونه است.

۲) فهرستی از دستاوردهای تیمتان در طول یک ماه گذشته (ریز و درشت) تهیه کنید و به همکارانتان نشان دهید.

۳) به فهرست مسائلی که برایتان مبهم بود مراجعه کنید. (این فهرست را در هفته اول تهیه کرده بودید) آیا هنوز هم برایتان مبهم هستند؟ اکنون می­توانید با دید بازتری به آ نها فکر کنید.

۴) یک روز هفته را برای برگزاری جلسه های هفتگی داخلی تعیین کنید. در این جلسه­ها ضمن قرار گرفتن در جزئیات امور می­توانید پیشرفت پروژه ­ها را ارزیابی کنید.

۵) اهداف سالانه را برای خودتان و تیمتان تعیین کنید. این کار را حتماً انجام دهید، حتی اگر چنین چیزی در سازمان رسم نباشد.

۶) پروژه­های فنی میان مدت برای ۹۰ روز آ ینده را در راستای اهداف سالانه تنظیم کنید.

۷) تبریک می­گوییم. شـما ۳۰ روز اول را با موفقیت پشت سر گذاشته­ اید.